اتوماسيون اداري عبارت است از : متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرم‌افزاري مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نيز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه‌بندي، تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون‌سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء بدون نياز به روش‌هاي دست‌وپاگير و مرسوم اداري و با صرفه‌جوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود .

  حذف کاغذ از امور بايگاني و دفتري، رفع محدوديت فضا جهت بايگاني پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محيطي و آتش‌سوزي، افزايش ضريب امنيت در نگهداري از اطلاعات و پشتيباني از امور اداري از تأثيرات به‌کارگيري اتوماسيون است .

  معرفي

  اتوماسيون اداري مکانيزمي است در راستاي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از :

• گردش الکترونيکي مکاتبات در سطح سازمان
• جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده
• پاسخگويي سريع و به موقع به مراجعان
• حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداري
• اعمال کنترل مناسب بر کاربران
• ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات
• بهبود ارتباطات درون سازماني

 

  مشکلات و معضلات

  برخي از مهمترين مشکلات متعارف سازمانها که ناشي از عدم بهره گيري مناسب از سيستم هاي اتوماسيون اداري مي باشد عبارتند از :

• عدم امکان اطلاع رساني سريع و صحيح به کارکنان و مراجعان
• زمان بر بودن دسترسي به اسناد و مکاتبات ذخيره شده
• زمان بر بودن چرخه توليد ، توزيع و بايگاني اسناد
• تا مناسب بودن سيستم کنترل و نظارت سازمان
• عدم امکان پيگيري صحيح کارها

  دستاوردهاي بکارگيري

  دستاوردهاي بکارگيري سيستم هاي نوين اتوماسيون اداري :

• امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان
• کاهش فعاليت هاي غير مولد مانند بايگاني فيزيکي اسناد و . . .
• نگهداري سوابق عمليات در حجم کمتر, ايمني بالا ومراجعه آسان
• قابليت توليد گزارش هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد
• کاهش کارهاي مسئولان دفاتر, منشي ها, تايپيست ها
• امکان پيگيري تلفني کارها در هر مکان و هر زمان
• اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده
• دقت در انجام عمليات وثبت تمامي امور
• حذف کامل کاغذ از فرايند انجام کارها
• رديابي امور وپيگيري به موقع مراحل کار
• سهولت وسرعت در گردش عمليات
• امنيت بالا در نگهداري از اسناد و امکان دسترسي به آن

 

  پيش نيازهاي پياده سازي

• اعتقاد مديريت ارشد سازمان به ضرورت ايجاد تحول در سازمان
• شناخت وضع موجود گردش و نگهداري اسناد در سازمان
• فراهم ساختن بستر ارتباطي و تجهيزات سخت افزاري
• تهيه و تدوين متدولوژي استقرار سيستم
• ارائه آموزش هاي پايه به کاربران